Редактирование шаблонов
Субтитры:
В разделе «Шаблоны» можно добавить новый шаблон документа или отредактировать уже существующий, указав его название и описание.
Шаги
- Перейдите в раздел «Шаблоны» (раздел Делопроизводство).
- Нажмите кнопку «Добавить».
- Введите название шаблона.
- Укажите описание шаблона.
- Выберите обязательные и необязательные файлы, которые должны прикреплять пользователи (например, справки для обработки заявления на академический отпуск).
- Определите типы пользователей, которым будет доступен шаблон (студенты, преподаватели), выбрав один или несколько вариантов.
- Укажите тип документа: «Заявление» либо «Приказ».
- Настройте автоматические поля (например, имя, специальность, группа) и выделите вручную вводимые пользователем данные подчеркиванием.
- При необходимости укажите пользователей-исполнителей (офис-регистратор или других), которым документ будет направлен в первую очередь.
- Нажмите кнопку «Сохранить».
Важно
- Поля, которые будут заполняться автоматически системой (например, данные из личной карточки студента), не требуют ручного ввода.
- Информацию, которую пользователь должен ввести самостоятельно, необходимо выделить подчеркиванием для корректной работы меток шаблона.
Текст видео
Для того, чтобы добавить новый шаблон документа, переходим в раздел «Шаблоны», здесь мы можем добавить новый шаблон, либо откорректировать уже существующий. Для того, чтобы добавить новый шаблон - нажимаем «Добавить», и пишем его название. Пишем его описание шаблона. Также здесь можно указать обязательные файлы, которые должны прикреплять пользователи, и те, которые не обязательны. Допустим, какие-то справки, которые необходимы для обработки входящего заявления. Например, «Академический отпуск». Помимо заявления, студентам нужно будет прикрепить справку, подтверждающую основание о предоставлении отпуска. Также необходимо выбрать, для кого будет доступен этот шаблон - студентам, преподавателям. Мы можем выбрать здесь несколько типов. Выбираем что это - заявление либо приказ. Также нам необходимо указать метки в шаблоне. Поля здесь будут заполняться автоматически. Такие, как имя, имя, специальность, группа и другая информация из личной карточки. Ту информацию, которая будет заполняться автоматически, мы будем заполнять. Ту информацию, которая будет заполнять автоматически. Ту информацию, которую пользователь должен будет вводить самостоятельно - мы выделяем подчеркиванием. Программа поймет эту метку, что здесь пользователь должен ввести информацию самостоятельно. Далее нажимаем «Сохранить». А также мы можем на этом же этапе указать, кому будет направлен документ в первую очередь. Допустим, офис-регистратору. Можем указать одного, либо нескольких пользователей.