Электронный документооборот

Модуль электронного документооборота в системе управления колледжем Sova360 автоматизирует работу с внутренними документами: приказы, заявления, служебные записки, отчёты и ведомости создаются, согласовываются и хранятся в электронном виде.

Документы формируются по шаблонам колледжа с автоматической подстановкой данных о студентах, группах и сотрудниках. Гибкие права доступа позволяют каждому сотруднику видеть только свои документы, а руководство контролирует движение документов и сроки их исполнения.

Возможности модуля

• создание документов и приказов по шаблонам;
• редактирование шаблонов под требования колледжа;
• издание приказов по студентам и сотрудникам;
• перенаправление документов и согласование;
• контроль сроков исполнения;
• единый электронный архив документов;
• разграничение прав доступа.

Кому в колледже полезен

• делопроизводителю и секретарю учебной части;
• директору и заместителям — контроль исполнения;
• сотрудникам — работа с документами без бумажных копий.

Как подключить модуль «Электронный документооборот»

1. Рассчитайте стоимость в конфигураторе на сайте или оставьте заявку — мы уточним задачи колледжа.
2. Мы развернём Sova360 в облаке или на сервере колледжа и включим нужные модули.
3. Студенты, группы, преподаватели и предметы загружаются в систему из ваших файлов.
4. Сотрудники осваивают модуль по видеоинструкциям из раздела поддержки, а мы отвечаем на вопросы.

Почему Sova360

Документооборот в Sova360 использует данные АИС колледжа: в приказ о зачислении или переводе студента сведения подставляются автоматически, без ручного ввода.

Sova360 работает в браузере на компьютере и телефоне, поддерживает русский и казахский языки, разворачивается в облаке или на сервере колледжа и подключается по модулям, которые нужны колледжу.

Связанные модули

• Печать дипломов и приложений — Автоматическая печать дипломов, приложений к ним и сертификатов колледжа по данным журналов и учебных планов.
• Пользователи — Пользователи, группы и роли в АИС колледжа: студенты, преподаватели, кураторы и администрация с разграничением прав доступа.
• Итоговая отчётность — Автоматическая отчётность колледжа по данным журналов, расписания и учебных планов, в том числе по приказу №130.

Вопросы и ответы

Можно ли использовать свои шаблоны документов?

Да, шаблоны редактируются в системе под формы, принятые в колледже.

Как контролируется исполнение документов?

Система показывает статус и срок по каждому документу, а руководство видит движение документов между сотрудниками.

Где хранятся документы?

Все документы хранятся в единой защищённой базе колледжа.